X

دبیرخانه و میز خدمت

 

شرح وظايف  مسئول امور اداري معاونت دانشجویی فرهنگی: فاطمه بدلی 
شاغل اين پست زير نظر معاونت دانشجويي فرهنگی  با موازين شرعي و طبق مقررات ، وظايف مشروحه زير را انجام مي دهد :
- تقسيم كار بين كاركنان دبيرخانه و مراقبت بر حسن انجام وظايف آنان .
-  اعمال و اجرای قوانین ، آئین نامه های اداری و استخدامی صادره از مراجع ذیصلاح 
-  تامین نیروی انسانی مورد نیاز واحد و نظارت بر استخدام کارکنان جدید
 - هماهنگی  در اجرای امور مربوط به ادارات کارگزینی - دبیرخانه و اداره حفاظت فیزیکی 
- رسیدگی و کنترل اطلاعات و مدارک پرسنلی و اداری واصله از سایر ادارات
 - ارائه پیشنهادهای لازم در زمینه مقررات استخدامی و طبقه بندی مشاغل و اظهار نظر در مورد آنها 
 - شرکت درجلسات متشکله حوزه معاونت توسعه مدیریت و برنامه ریزی منابع – کمیته استخدام – ارزشیابی – اتوماسیون اداری و ...........
 - انجام اجرای امور مختلف رفاهی کارکنان دانشگاه و تهیه و تنظیم طرح های مربوطه 
- نظارت بر اجرای مربوط به ارتقاء شغلی کارکنان ، پرداخت فوق العاده ها ، اضافه کاری و کسرکار و غیره 
- دريافت نامه ها ، بخشنامه ها و دستورالعمل هاي رسيده و تقسيم آن به قسمت هاي تابع اداره بر اساس اختيارا ت تفويض شده .
- تحويل پيش نويس نامه ها ، بخشنامه ها، نمونه  برگ ها و دستور العمل ها به ماشين نويسي پس از امضا ي مقام مربوط .
- تطبيق پيش نويش ها با متن تايپ شده و رفع نواقص آن .
 - اقدام به ارجاع بخشنامه ها ، دستورالعمل ها و نمونه برگ ها و غيره پس از صدوردستور مقام مربوط با رعايت صرفه جويي از طريق اتوماسيون اداري و در صورت لزوم تكثير آنها .
- تطبيق رونوشت با اصل نامه ها و اسناد تأييد و گواهي آن ها .
- ارجاع نامه هاي ماشين شده به معاونت و مديران  براي امضا بر حسب تفويض اختيار .
- پاسخگويي به سؤالات مراجعان و انجام راهنمايي هاي لازم .
- تهيه پيش نويس مكاتبات لازم .
- نظارت مستقيم بر كار كاركنان دبيرخانه ، بايگاني ، ماشين نويسي و نامه رسانان برابر سازمان مصوب .
-   برآورد میزان ملزومات و ابزار لازم کار اداری و نظارت بر توزیع آنها .
- انجام سایر امور محوله و مربوطه بنا به تشخیص و ارجاع به مقام مافوق .

 

شرح وظايف پست سازماني تایپیست : مهناز ورمزیار

 شاغل اين پست زير نظر مستقيم مسئول دبيرخانه انجام وظايف ذيل را عهده دار مي باشد:
-  رعايت اصول و موازين اسلامي در انجام وظايف مربوط .
- تايپ نامه ها ، جدول ها ، بخشنامه ها ، دستورالعمل ها  و ... .
- تهيه رونوشت از نامه ها در صورت لزوم .
- تايپ كليه احكام مربوط به استخدامي ، بازنشستگان و نظاير آن .
- مراقبت در حفظ و نگهداري از سيستم  رايانه .
انجام ساير امور ارجاعي در صورت لزوم.
- همكاري با ساير همكاران دبيرخانه .

- انجام امور تسهیلات بانکی

 

شرح وظايف ثبات يا مسئول امور دفتري و بایگانی : افسر کاظمی مهیاری 
 شاغل اين پست زير نظر مسئول دبيرخانه با رعايت موازين شرعي و بر طبق مقررات، وظايف ذيل را انجام مي دهد :
- دريافت نامه هاي وارده و صادره از مسئول دبيرخانه به منظور ثبت سيستمي.
- ثبت شماره ، تاريخ و خلاصه نامه ها ، نام صاحبان آن ها و مقام اقدام كننده .
- ثبت شماره نامه هاي وارده به منظور پيگيري هاي بعدي .
- مراقبت در حفظ و نگهداري سيستم .
- تفكيك نامه هاي صادره و تحويل پيش نويس ها به بايگاني در اسرع وقت .
- همكاري با بايگاني ، ماشين نويسي ، نامه رسان و خدمتگزار به منظور هماهنگي هر چه بيشتر در انجام امور مربوط .
- ارجاع نامه هاي وارده به واحدهاي اداره در اسرع وقت با نظر مسئول دبيرخانه .
- نوشتن دفاتر نامه رساني و انجام اقدامات مربوط به پست كردن نامه ها .
- تحويل دفاتر نامه رساني ، نامه ها ، بخشنامه ها ، دستورالعمل ها و غيره به نامه رسان و خدمتگزار بر اساس تقسيم كار .
- پاسخگويي به سؤالات مراجعان در ارتباط با وظايف محوله .
- انجام ساير امور ارجاعي مربوط در صورت لزوم.

 

شرح وظايف کارشناس امور اداری(بايگانی): معصومه نعیمی

-  دريافت نامه ها ، پيش نويس ها و سوابق پرونده هايي كه بايد بايگاني شود از مسئول مربوط براساس تقسيم كار. 

- بايگاني ميزان بدهي دانشجويان دانشكده هاي مختلف 
- تشكيل پرونده هاي جديد بايگاني بر اساس دستور مسئول مربوط . 
- مراقبت و نگهداري از سوابق و اوراق موجود در بايگاني و خودداري از تحويل دادن آن به اشخاص غير مجاز . 
- آماده نمودن پرونده يا سابقه درخواستي بر طبق دستور مسئول مربوط و تحويل آن به درخواست كننده با اخذ رسيد . 
- پيگيري لازم جهت اعاده سوابق و پرونده هايي كه براي اقدام از بايگاني خارج مي شود . 
- پاسخگويي مناسب به تماس هاي تلفني و سئوالات حضوري مراجعان در چهار چوب وظايف مربوط به پست مورد تصدي. 
انجام دادن ساير امور مربوط در صورت لزوم. 

 

عنوان شغل : نامه رسان: محمد زبرجدی فخر
وظايف :
دريافت وثبت مكاتبات، نشريات،نامه هاي اداري،مدارك و احكام،دعوتنامه ها،جزوه ها،امانات و مانند آنها در دفتر رسيد
توزيع مكاتبات و ..... بين واحدها و گيرندگان آنها ودريافت رسيد
برگشت مكاتبات و ..... تحويل داده نشده
پست نامه و امانات پستي ودريافت رسيد
مراجعه زمان بندي شده روزانه به واحدها جهت دريافت وتحويل نامه هاي جديد 
انجام ساير امور محوله ازسوي مقام مافوق